キャリアアップ2017.10.05

デジタルデータも断捨離しよう!外付けHDDの整理整頓術

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 ふと気づくと何度も画面をスクロールしてはフォルダを開けたり閉めたり。
数テラの大容量外付けHDDを入手してデータ管理を頑張ろうと息巻いていたあの頃が懐かしい……繰り返される必死の大捜索。

そんなあなたに!

今回はすぐにごちゃごちゃしてしまう外付けHDDの整理整頓術をご紹介いたします。



●ルールを作ろう●

 まずは「何を」「どこに」「どういうフォーマットで」保存するのか、自分のルールを確立させることからスタートしましょう。

そんなルール作りに役立つ情報を以下でお伝えしていきます。
そして、最終的にいらないものは消去して探しやすくまだまだ入るHDDに変身させていきましょう!



 ●階層構造を理解しよう●

 第一階層に何を置くかで第二階層以降の運命が決まります。

日付・ファイルフォーマット・業務の種類など、自分の分けやすいものでカテゴライズして短く簡潔な名前をつけ、第一階層に配置しましょう。

その後、第二階層で案件ごとに分けたり、製品や作品のタイトルごとに分けたりします。第二階層あたりまでは、フォルダアイコンのみが並ぶ様に分けることができればベストです。

第三階層以降は自由ですが、最終階層は用途に合わせて必要なファイルをぼんぼん放り込んじゃいましょう。
ここで、様々なフォーマットのファイルやフォルダが入り混じるので、混沌としない様にファイルネームを工夫していきましょう。



●ファイルネームに日付を入れよう●

 一番管理しやすいのは、ファイルネームの最初に日付を入れるパターンです。
表示を名前順にすれば日付順に並ぶのでそれだけでいつ作業したファイルなのかがわかります。

もう一つは、フォルダネームの最後に日付を入れるパターンです。
これは、小さいウインドウで探そうとした場合に便利な方法です。頭が日付だと肝心の名前が切れてしまい、ただの数字の羅列になって探しにくい……なんてことを回避できます。また、案件名や作品タイトルなど、印象に残りやすいものが頭にきている方が純粋に探しやすいという方にオススメです。
ちなみに、入れる日付は”半角数字6桁”が簡潔なのでお勧めします。

例:171030→2017年10月30日(2100年を超えたらまた考えましょう……。)



●ファイルネームは短い方がいい!?●

 これに関しては、職種や扱うソフトウェア、データの種類などによって変わってくるのですが、私が推奨するのは、”最終階層だけは絶対に長い名前”です。
これは、ディスク内に検索をかけた時にひっかかりやすくするためです。

特に、写真を含む画像データや仕事でたくさんのオーディオデータを使う方にオススメの方法で、日付やタイトルの他に画像のイメージや背景、シーンなどを思いつくだけ付けておくと検索にかかりやすなります。また、半角英数字で統一したり、半角アンダーバーやスラッシュなどの区切る記号を統一したりするのがよりオススメです。日本語ですと、ちょっとした言い回しの違いだけでなく、ひらがな、カタカナ、漢字の違いでヒットしない可能性もあるので、数千数万を優に超える画像データやオーディオデータなどを扱う方はこの方法がオススメです。



●oldフォルダを作ろう●

 作業するにあたってバックアップを生成していく、バージョン更新タイプのデータには特にオススメです。「〇〇_old」や、「old session」などというフォルダを作成し、ここに古いものを入れていきます。最新のものとoldフォルダを同じ階層に入れておけば、最新バージョンがどれかもすぐわかりますし、バックアップも辿りやすくて便利です。



●定期的に古くなったファイルを断捨離しよう●

 目に見えていらないファイルを削除するのはもちろんです。しかし、もしもの時に使うかも……とほとんどのファイルを残してしまう方も多いのではないでしょうか。

それでも不要なものはできるだけ消去して軽くしたいもの。そんなときに役立つのが、上に前述した「日付」と「old」ファイルです。

ファイルネームの日付を見てかなり古いものを見ていくと、古すぎてこれから先絶対使わないデータが出てきます。そういうものをこまめに消していきましょう。また、作業がひと段落したら、oldファイルに入っているデータの古いものを消したり、最新のものさえあれば良いという場合はoldファイル自体を完全に消去してしまっても良いのです。



●最後に●

 データが綺麗に階層化されていれば、探すのが簡単で見つけるのも早くすみます。そして、それは必要なデータのみに言えることではなく、時に不要なデータを片付けたい時にも大活躍です。
必要がなければ階層ごと消去してしまっても良いのですから!

みなさまもHDDに限らず、SSDやUSBもこの方法でお片づけしてみてはいかがでしょうか。



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